En un món on l’ús de programes i eines digitals no para de créixer, les empreses disposen cada vegada de més informació sobre pràcticament tots els àmbits del seu negoci, sovint, una quantitat d’informació que pot arribar a ser desbordant. Així doncs, el veritable repte no només recau en tenir accés a aquesta informació sinó en com extreure-la, tractar-la i, posteriorment, analitzar-la per a convertir dades i estadístiques en conclusions rellevants que ajudin a impulsar el rendiment d’una empresa.
L’anàlisi de dades no només és crucial per a la creació de noves línies de negoci o oportunitats d’inversió, sinó també per a entendre i millorar els processos ja existents. Les dades són essencials per entendre com es comporten els clients, quins productes o serveis tenen millor acollida, quines són les àrees de millora i quins ajustos poden incrementar l’eficàcia operativa i estratègica global.
Per treure profit d’aquestes dades és fonamental establir un sistema eficaç d’extracció i tractament que sigui consistent i replicable. El primer pas és identificar quines són les dades rellevants que ens poden ser d’utilitat per als objectius de l’empresa com per exemple dades sobre vendes, inventari, costos, clients, articles, etc., i un cop identificades configurar el sistema de gestió (ERP) per extreure-les de manera periòdica depenent de les necessitats de l’empresa. És important que aquesta extracció es faci de la manera més automatitzada possible per així evitar possibles inexactituds o errors.
Sense una base de dades robusta i estructurada, qualsevol anàlisi es converteix en una simple suposició. Amb dades incompletes o desorganitzades les conclusions seran errònies i poden conduir a una presa de decisions que no s’alineï amb les necessitats reals de l’empresa.
Un cop obtingudes les dades és on les eines d’anàlisi entren en joc. Power BI, per exemple, és una solució de Business Intelligence de Microsoft molt potent que, a partir de dades crues, permet crear visualitzacions clares i intuïtives de dades complexes. Es poden crear dashboards personalitzats amb indicadors claus de rendiment (KPI) per a fer un seguiment a temps real de diferents processos. Des de l’import o el marge comercial de les vendes per client o família de productes, passant per indicadors de logística o inventari com poden ser el temps d’execució d’una entrega, la rotació del producte o els nivells de capacitat del magatzem, fins a ràtios financeres com la liquiditat, la rotació de clients o els percentatges d’endeutament. Com dèiem abans, mentre es tingui una base de dades sòlida es poden dur a terme totes les anàlisis que es desitgin.
Una altra eina clau per a qualsevol empresa que vulgui realitzar un seguiment detallat i personalitzat dels seus resultats comptables i financers és un Control de Gestió. Aquesta eina permet identificar i desglossar els costos operatius en diferents àrees del negoci, i així veure com s’estan distribuint i gestionant els recursos. A través d’aquest control, es poden detectar desviacions respecte al pressupost establert i fer projeccions de resultats futurs, facilitant l’ajust de les estratègies quan sigui necessari.
El sistema és totalment adaptatiu i personalitzable, la qual cosa permet ajustar l’estructura de costos i gestionar diverses rendibilitats oferint una visió més precisa i ajustada a la realitat operativa de l’organització. A continuació, es mostra un exemple de l’estructura del Control de Gestió en una empresa, il·lustrant una manera d’organitzar i gestionar els costos i rendibilitats.
En un entorn empresarial cada vegada més competitiu, és imprescindible que aquelles empreses que vulguin millorar el seu rendiment i el seu enfocament estratègic no només facin ús d’aquestes eines analítiques per prendre millors decisions, sinó que també gestionin correctament les dades sobre les quals es fonamenten aquestes decisions. A BàsicGRUP oferim un suport complet per a la implantació d’aquests sistemes, començant per una anàlisi preliminar per determinar quines àrees podrien beneficiar-se d’aquestes eines, passant per una revisió profunda de la manera d’obtenir i tractar les dades, seguit del disseny i adaptació de les eines al context particular de cada empresa, i acabant amb la implementació i formació per extreure’n el màxim profit possible.
Aquesta adaptació a la digitalització no només representa una inversió tecnològica, sinó un canvi de mentalitat dins l’empresa. Un cop els responsables de l’empresa prenen consciència de la importància de gestionar les dades de manera efectiva i de prendre decisions basades en dades, poden transformar els processos i estratègies tradicionals en models més dinàmics i proactius. Això pot conduir a una millora contínua dels processos, a l’optimització de recursos i a la presa de decisions més informades i amb menys marge d’error.
En definitiva, en un món cada vegada més basat en les dades, les empreses que sàpiguen com extreure-les i utilitzar-les de manera estratègica tindran un gran avantatge competitiu. Les eines d’anàlisi i control de gestió no són només una solució tecnològica, sinó un canvi en la forma de comprendre i actuar sobre el negoci. A BàsicGRUP, estem compromesos a ajudar les empreses en aquest camí cap a una gestió més eficient, intel·ligent i rendible, posant la tecnologia i l’experiència al servei de la seva estratègia de creixement.
Dept. Consultoria