La situación extraordinaria a nivel global motivada por la pandemia de Coronavirus (COVID-19) ha motivado que se adopten medidas extraordinarias desde los diferentes niveles de administración para mitigar el impacto causado por la disrupción temporal y generalizada de la actividad económica. A continuación, resumimos las medidas adoptadas a nivel mercantil:

A. ÓRGANOS DE GOBIERNO DE LAS PERSONAS JURÍDICAS.

La regulación contenida en el Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 marzo de 2020, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 (RDL 8/2020), cuyo contenido ha sido modificado parcialmente por el Real Decreto-Ley 11/2020, de 31 de marzo, establece que:

1.- Durante el estado de alarma, se podrán celebrar por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple las reuniones de los órganos de administración y gobierno de las asociaciones, sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones, siempre y cuando todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad y así lo exprese en el acta que deberá remitir de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes, pese a que no esté previsto esta vía de celebración en los Estatutos. La reunión se entenderá celebrada en el domicilio social de la persona jurídica.

Asimismo, y aunque los estatutos no lo hubieran previsto, las juntas o asambleas de asociados o de socios podrán celebrarse por videoconferencia o conferencia telefónica múltiple siempre que todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quieres los representen dispongan de medios necesarios, y el secretario del órgano reconozca su identidad y así lo exprese en el acta que deberá remitir de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes.

Al respecto, debemos interpretar que, en ambos casos, el poder de representación deberá facilitarse por parte del representante al secretario del órgano por medios electrónicos a fin de verificar la identidad del representante y su capacidad suficiente de representación.

2.- Durante el estado de alarma, se podrá emitir voto por escrito y sin celebrar sesión sobre los acuerdos de los órganos de administración y gobierno de las entidades enunciadas en el apartado anterior, siempre que así lo decida el presidente o bien cuando lo soliciten un mínimo de dos miembros el órgano. La reunión también se entenderá celebrada en el domicilio social de la persona jurídica, y se deberá dejar constancia en acta por parte de las personas con facultad certificante de los acuerdos adoptados, el sistema de adopción de acuerdos, el nombre de los miembros del órgano y el voto emitido por cada uno de ellos.

3.- Si la convocatoria de la junta general se hubiera publicado antes de la declaración del estado de alarma pero el día de celebración fuera posterior a esa declaración, el órgano de administración podrá modificar el lugar y la hora previstos para la celebración de la junta o revocar el acuerdo de convocatoria mediante anuncio publicado con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas en la página web de la sociedad. Si la sociedad no tuviera página web, la modificación o revocación del anuncio de convocatoria deberá publicarse en el BOE. En caso de revocación del acuerdo de convocatoria, el órgano de administración deberá proceder a nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.

4.- En caso de que se requiera a un notario para la asistencia a la junta de socios y redacción del acta de la reunión, éste podrá utilizar medios de comunicación en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial.

En relación al punto número 1, la Generalitat de Catalunya ha previsto mediante Decreto Ley 10/2020, de 27 de marzo, por el que se establecen nuevas medidas extraordinarias para hacer frente al impacto sanitario, económico y social del COVID-19 (DL 10/2020) que, durante la vigencia del estado de alarma, los plazos previstos legalmente para la reunión de los órganos colegiados de las personas jurídicas de derecho privado sujetos a las disposiciones del derecho catalán, incluidas las sociedades cooperativas, queden suspendidos a partir de la fecha de declaración del estado de alarma, y su cómputo se reanudará a partir de la fecha de finalización del estado de alarma o de sus prórrogas.

Asimismo, el DL 10/2020 reitera la posibilidad de celebración de las reuniones mediante videoconferencia u otros medios de comunicación pese a que no esté previsto expresamente en los estatutos y de acuerdo con el art. 312-5-2 CCCat, y reproduce las medidas expuestas en los puntos números 2 y 3 con motivo de la adopción de acuerdos sin reunión (con remisión al art. 312-7 CCCat) y de las reuniones convocadas con anterioridad a la declaración del estado de alarma, respectivamente.

B. CUENTAS ANUALES.

El Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 marzo de 2020, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 (RDL 8/2020) determina lo siguiente:

1.- Se suspende el plazo de tres meses para formular las cuentas anuales por parte de los órganos de gobierno o administración de las personas jurídicas obligadas, así como el resto de documentos relacionados y legalmente exigidos, hasta que finalice el estado de alarma, momento en que se reanudará el cómputo de tres meses. En consecuencia, el periodo de formulación se reiniciará a partir de la finalización del estado de alarma.

No obstante lo anterior, será válida la formulación de cuentas que realice el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica durante el estado de alarma, pudiendo igualmente realizar su verificación contable dentro del plazo legalmente previsto o acogiéndose a la prórroga prevista en el apartado siguiente.

Si a fecha de declaración del estado de alarma (14 de marzo) o durante la vigencia del mismo ya estuvieran formuladas las cuentas anuales del ejercicio anterior, el plazo de verificación de las cuentas en caso de auditoría obligatoria o voluntaria se prorrogará dos meses desde la finalización del estado de alarma.

3.- En relación al punto número 1, los tres meses para la aprobación de las cuentas anuales por parte de la junta general ordinaria se contarán desde la finalización del plazo de formulación de las cuentas referido anteriormente.

4.- También relacionado con el primer punto, considerando la suspensión del plazo para la formulación de cuentas, debe interpretarse la suspensión del plazo límite para la legalización de libros (contables y societarios), hasta el final del mes siguiente al plazo límite para la formulación de cuentas. Por consiguiente, el plazo resultante sería el de cuatro meses desde la finalización del estado de alarma.

En este sentido, el DL 10/2020 de la Generalitat de Catalunya también establece que los plazos previstos legalmente para elaborar, aprobar y presentar cuentas anuales y otros documentos exigibles se entienden suspendidos a partir de la fecha de declaración del estado de alarma, y su cómputo se reanudará a partir de la fecha de finalización del estado de alarma o de sus prórrogas.

Por su parte, el Colegio de Registradores de España y de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) efectuó el pasado 26 de marzo un comunicado conjunto en relación con las cuentas anuales de las sociedades mercantiles y la propuesta de aplicación del resultado del ejercicio en el contexto de la crisis sanitaria derivada del COVID-19. Estas directrices han sido incorporadas parcialmente mediante el Real Decreto-Ley 11/2020, de 31 de marzo, por el que se adoptan medidas urgentes complementarias en el ámbito social y económico para hacer frente al COVID-19, y se resumen a continuación:

1.- En relación a la propuesta de aplicación del resultado (PAR), las sociedades mercantiles que, habiendo formulado sus cuentas anuales, convoquen junta general ordinaria a partir del 2 de abril de 2020, podrán sustituir la propuesta de aplicación del resultado contenida en la memoria por otra propuesta. El órgano de administración deberá justificar con base a la situación creada por el COVID-19 la sustitución de la propuesta de aplicación del resultado, que deberá también acompañarse de un escrito del auditor de cuentas en el que este indique que no habría modificado su opinión de auditoría si hubiera conocido en el momento de su firma la nueva propuesta.

Al respecto, interpretamos que esta disposición también resulta aplicable para el caso de que la junta general ordinaria se celebre con carácter universal, aunque no conste expresamente.

2.- En entidades con junta general convocada, el órgano de administración podrá retirar del orden del día la aprobación de la PAR y proponer el retraso de la decisión sobre la misma en una junta posterior a celebrar en el plazo previsto legalmente para la celebración de junta ordinaria, que ha sido ampliado por el RDL 8/2020 a seis meses desde la finalización del estado de alarma. El objeto de diferimiento en la decisión será poder adaptar la misma al contexto de la crisis económica y sanitaria actual, deberá comunicarse por el órgano de administración antes de la celebración de la junta convocada, y la nueva propuesta deberá cumplir los mismos requisitos de justificación y escrito de auditor de cuentas señalados en el apartado anterior.

3.- A su vez, la certificación del órgano de administración que acompaña el depósito de cuentas anuales deberá hacer constar, en su caso, la no aprobación de la propuesta de aplicación del resultado y, posteriormente, deberá presentarse ante el Registro Mercantil certificación complementaria relativa a la aprobación de la PAR.

Por otra parte, no podemos dejar de señalar el resto de recomendaciones efectuadas por el Colegio de Registradores y la CNMV, y que no han sido previstas por los Real Decreto-Ley publicados durante las últimas semanas:

a) Se recomienda reformular las cuentas anuales (CCAA) y modificar la propuesta de aplicación del resultado (PAR) incluida en la memoria, siempre y cuando el órgano de administración lo considere necesario. Esta reformulación se acoge al principio de prudencia valorativa previsto en el art. 38.c) del Código de Comercio, que establece tal obligación en caso de riesgos excepcionales conocidos entre la formulación y aprobación de las CCAA y afecten de forma muy significativa a su imagen fiel. Por su parte, la modificación de la PAR estaría justificada por la materialización del riesgo excepcional del COVID-19.

b) Desde la perspectiva contable, el resultado del ejercicio deberá llevarse a remanente (cuenta 120 del PGC) en caso de que no se proceda a la aplicación del mismo.

C. DERECHO DE SEPARACIÓN DE SOCIOS

El RDL 8/2020 establece que, aunque concurra causa legal o estatutaria, en las sociedades de capital los socios no podrán ejercitar el derecho de separación hasta que finalice el estado de alarma y las prórrogas del mismo que, en su caso, se acuerden. En este sentido, cabe interpretar que la medida implica una suspensión tácita del plazo de un mes para el ejercicio del derecho de separación fijado en los arts. 348.2 y 384 bis.3 de la Ley de Sociedades de Capital hasta la finalización del estado de alarma.

D. DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN

Según lo previsto en el RDL 8/2020, en caso de que, antes de la declaración del estado de alarma y durante la vigencia de ese estado, concurra causa legal o estatutaria de disolución de la sociedad, se suspende el plazo legal para la convocatoria por el órgano de administración de la junta general de socios a fin de que adopte el acuerdo de disolución de la sociedad o los acuerdos que tengan por objeto enervar la causa hasta que finalice dicho estado de alarma.

Asimismo, si la causa legal o estatutaria de disolución hubiera acaecido durante la vigencia del estado de alarma, los administradores no responderán de las deudas sociales contraídas en ese periodo.

E. NOTARÍAS Y REGISTROS

Durante la vigencia del estado de alarma y, en su caso, las prórrogas del mismo que pudieran acordarse, se adoptarán las siguientes medidas establecidas en el RDL 8/2020 en materia de Registros Mercantiles y de la Propiedad:

1.- Se suspende el plazo de caducidad de los asientos de presentación, de las anotaciones preventivas, de las menciones, de las notas marginales y de cualesquiera otros asientos registrales susceptibles de cancelación por el transcurso del tiempo.

2.- El cómputo de los plazos se reanudará al día siguiente de la finalización del estado de alarma o de su prórroga, en su caso.

Por su parte, el Notariado garantiza servicios de urgencia y aquellos que determine el Gobierno, absteniéndose de citar a los interesados para actuaciones que no revisten dicho carácter. La actuación notarial se desarrollará exclusivamente en la oficina notarial y mediante cita previa.

Ante cualquier duda, nuestro equipo se encuentra a su disposición.

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